Menentukan Lead Time Proses Produksi

PENDAHULUAN

thread . Lead Time merupakan salah satu indicator terpenting  untuk mengukur Kinerja bagian Processing / Produksi, disamping quality dan cost pastinya.

Lead Time adalah waktu yang diperlukan oleh bagian processing/produksi untuk memproduksi item produk  per capacity yang sudah ditentukan.

Misal Lead Time produksi  sosis  A = 3.5 Day, ini bisa diartikan waktu yang diperlukan untuk processing mulai dari tahap awal sampai akhir ( sosis A ) memerlukan waktu 3.5 hari, dengan batasan produksi sebesar x unit capacity.  Jika anda sebagai sales di perusahaan sosis, akan sangat membantu dalam memberikan kepastian ‘waktu tunggu’ pada customer.  Apalagi produk perusahaan anda menjadi bahan baku bagi  produk customer anda. Seperti sosis menjadi produk untuk Restoran.
Semakin  kecil nilai lead time, berarti produk bisa diproduksi dengan waktu lebih cepat, dan ini semakin bagus tentunya. Lead Time menjadi indicator bagi :

1.       Volume atau capasitas actual  produksi untuk setiap Item

2.       Ketepatan Waktu  Proses

3.       Performance Engineering

4.       Kemampuan Control Proses

TEKNIS PERHITUNGAN LEAD TIME (LT) DALAM PROSES  PRODUKSI

Sebelum  kita membahas mengenai perhitungan Lead Time,  saya akan memberikan penjelasan mengenai system  production line itu sendiri.
Saya membagi System Line menjadi 2 jenis :

1. Single product Line

Single product  Line, merupakan Jalur produksi  dimana proses produksi mulai dari tahap awal sampai akhir, melalui mesin – mesin khusus. Dengan kata lain, mesin-mesin di jalur produksi ini hanya memproduksi satu jenis produk. Jadi model produksi ini dapat  secara nyata dilihat.

Misal : Jalur perakitan pada  pabrik mobil  modern, Jalur perakitan untuk Honda city, tidak akan sama dengan Honda Jazz, karena mesin dan peralatan di masing-masng jalur sudah tersetting khusus hanya untuk item tertentu.

Single Line

2.  Multiple product Line

Multiple product line,  merupakan jalur produksi dimana, beberapa mesin memproses Item-item produk yang berbeda. Beberapa jenis mesin, sudah didesign  untuk mudah dan tidak perlu waktu lama untuk  disetting saat berganti Item produk.

Misalnya : Mesin untuk industry pengolahan makanan, ada puluhan jenis Item  sosis, tapi jalur produksinya ada yang menggunakan proses mesin yang sama.

Jika dilihat dari skema dibawah, Product A dan B, menggunakan 2 mesin yang sama, yaitu mesin 3 dan 5.  Semakin banyak Varian item produknya, maka semakin rumit dan komplek perhitungan pembagian capasitas per Linenya,  biasanya untuk case seperti ini, system produksi sudah menggunakan  software.

Multiple Line

Pada dasarnya Sistem Line mengurai jalur proses produksi  kedalam  setiap proses mesin, lalu memasukkan Item dengan proses mesin  yang sama kedalam satu line. Jalur produksinya menganut ‘single line’, perhitungannya akan lebih mudah dibanding ‘multiple line’. Saya akan menjelaskan perhitungan untuk  jenis ’multiple line’, jika memahami ini, saya yakin anda mudah dalam menghitung jenis single.

Contoh	:
Item A	diameter : 25 mm
Item B	diameter : 10 mm
Item C	diameter : 15 mm
Item D	diameter : 30 mm
Item E	diameter : 10 mm
Item F	diameter : 15 mm
Item G	diameter : 10 mm
Item H	diameter : 30 mm
Item I	diameter : 10 mm
Ada 8 Item diproduksi, tapi jika kita kelompokkan ada 4  jenis tahapan proses. Pada prinsipnya
yang menjadi perhitungan utama sistem Line yaitu proses mesin, proses manual tidak diperhitungkan
karena tergantung dari variable jumlah orang, dengan asumsi bisa ditambah sebanyak
mungkin dan dikurangi seminimal mungkin.
Sedang kapasitas mesin  dan jam produksi mesin terbatas.
Berdasarkan data kita mengetahui kapasitas mesin per hari ( 7 jam ) sbb :

Machine Capacity

Note : Asumsinya Size  item tidak berpengaruh pada kapasitas, aktualnya data perubahan

kapasitas untuk setiap perubahan spec yang dimasukkan ke data.

4 Tahapan ini menjadi Line,

Saya gunakan Notasi : 1, 2, 3, 4

Tahap 1, kita akan deteksi kapasitas per Line

Saya akan gabungkan data mesin kedalam Line Produksi

Line Capacity

Tahap 2, kita akan deteksi Lead Time per Line

Waktu proses / Lead Time per Line

Formula waktu proses :  contoh Line 1, Mc. A = ( Bottle Neck Capa : Capa Mc ) x 7 Jam kerja
Jadi Line 1, Mc A, perlu waktu = ( 100 : 200 ) x 7 = 3.5 Jam
Berarti  MC. A hanya perlu waktu 3.5 , untuk memenuhi kapa mesin C, dan masih ada sisa kapa
sebesar 3.5 jam yang idle, atau bisa digunakan oleh line yang lain.
Berarti masing-masing  Item memiliki Lead Time 7 jam, artinya produksi memerlukan waktu 7 jam
sejak start proses pertama. Untuk kapasitas yang ditetapkan perhari Begitu juga  dengan Item yang lain.

Capacity dan Lead Time Per Line

Jadi jika ada order, waktu untuk produksi mesin :
Item A, sebanyak 1000 Kg,  Waktu produksi : 70 jam kerja ( (1000 : 100)x7 )
Item E  sebanyak 300 Kg,  Waktu produksi : 14 jam kerja ( (300 : 150)x7 )
Item G, sebanyak 210 Kg,  Waktu produksi : 21 jam kerja ( (210 : 7 )x7 )
Item I, sebanyak 280 Kg,  Waktu produksi : 28 jam kerja ( 280 : 70 )x7 )

Untuk jumlah item mencapai ratusan, tidak mungkin  dihitung secara manual, Sistem computer yang akan mengolah datanya.  Divisi yang paling strategis dalam tahap ini yaitu PPIC, mereka akan arrange  kapan Start Produksi dengan memastikan terlebih dahulu  kecukupan bahan baku.

Kunci utama dalam  memperpendek lead time yaitu pada capasitas  produksi  yang  terus ditingkatkan, dengan cara :

1. Control Proses Produksi dengan lebih baik 

2. Penambahan Mesin

3. Re-engineering, atau up grade teknologi permesinan

Lead time yang semakin pendek  pasti menjadi  salah satu kekuatan manufacture dalam  iklim persaingan yang semakin kompetitif.  Pada dasarnya, tidak ada customer yang mau menunggu dalam waktu relative lama, saat membeli.

Tentunya artikel ini jauh  dari detail.  Tidak ada system produksi yang baku. Masing-masing manufacturing memiliki ‘ke-khasan’  dalam system produksinya.  Dengan melakukan improvement secara berkelanjutan ( Continual Improvement ) akan muncul ide-ide untuk meningkatkankinerja produksi, termasuk ide mengenai Lead Time ini.

Semoga artikel ini bermanfaat & semoga sukses

Memahami Fungsi PPIC ( Production Planning Inventory Control )

Pendahuluan

thread .Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC ( Production Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory.

Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena  inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory  dan gudang sangat berkaitan. Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain  product. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai digunakan dalam proses produksi. Fungsi  penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.

Dalam Struktur Organisasi  ada beberapa variasi untuk  mempertegas fungsi Planning dan Gudang (material ware house dan Final Product ware house), untuk  kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab pada  Monitoring Persediaan ( Safety Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem invormasi ).

Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi, Umumnya dibawah kendali  Head Ware House setingkat Supervisor atau Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung jawabnya.

Production Planning Control

Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari  bagian Penjualan ( Sales/marketing ) lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati. Simple bukan ?

Tidak sesimple definisinya, fungsi PPIC  berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname   untuk bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya manajemen production planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi Market menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning diperusahaan tersebut.

Saya mengajak anda untuk mendalami peran PPIC secara spesifik. Ada cerita yang dapat menjelaskan pola ini, Kami memiliki model produksi MTO, dengan market Jepang sebagai salah satu "potensial market" , pola order barang dari sisi Customer/Distributor Jepang sangat menarik. Saat barang datang di pelabuhan, kontainer langsung didistribusikan ke Customer mereka. Jadi produk kami tidak perlu dikeluarkan dari kontainer. Distributor ini sudah memasukkan jadwal kedatangan atau bongkar muat saat sampai di Pelabuhan disana, jadi mereka tidak memerlukan Gudang perantara untuk menyimpan. Tidak hanya ini, biasanya pola MTO ini diikuti oleh variasi product yang sangat tinggi dalam Lot-lot order yang kecil, yang dalam prakteknya akan membuat  aktivitas produksi menjadi lebih sulit dan berpotensi menaikkan cost.

Case seperti diatas menununjukkan begitu sulit bagi Manufacture untuk mengendalikan customer. Bermain di “ceruk” yang ketat, kita tidak boleh hanya berbicara function, tapi aspek-aspek lain yang dimiliki product akan menjadi nilai tambah, dalam memenangkan persaingan. Jika anda seorang praktisi PPIC yang familiar dengan proses Make To order (MTO), memiliki variasi item produk sangat tinggi, dan menerima oder dalam lot-lot kecil, model order seperti ini biasanya sangat merepotkan, terutama dalam tahap realisasi product. Entah ini kebetulan atau tidak, kondisi ini menjadi semacam bumerang bagi proses manufacturing secara keseluruhan. Salah satu problem internal terbesar manufacture kita yaitu fleksibilitas yang rendah, kemampuan bagian produksi dalam mengikuti strategi marketing kadang masih masih sangat kurang. Untuk itu PPIC bertanggung jawab dalam menentukan dan mengevaluasi sistem produksi, apakah harus dilakukan secara manual  atau menggunakan soft ware dalam mengelolanya, mutlak sistem ini ada dibawah tanggung jawab PPIC. Terkadang, lemahnya pemahaman dan kesadaran leader-leader produksi akan hal ini menyebabkan sering adanya konflik internal antara PPIC dan Produksi. Saya ibaratkan hubungan  PPIC dengan bagian produksi ibarat “Tom and Jerry”. Meskipun tidak menutup kemungkinan, dengan pertimbangan tertentu seperti fleksibilitas perubahan arah produksi, suplay material, dan distribusi data, antara PPIC dan Produksi berada dalam satu atap atau Divisi Operasional. Masing-masing dipimpin oleh Level Manager. Dari contoh case yang pernah saya temui dilapangan, model seperti ini memerlukan sosok Operasional Manager dengan leadership &  knowledge yang sangat kuat, jika tidak akan terjadi over lapping  Job, batas tanggung jawab yang tidak clear, dan yang paling bahaya yaitu konsesi-konsesi atau kesepakatan negatif  yang berpengaruh pada mundurnya schedulle delivery dan konsumsi material yang relatif tinggi.

PPIC bukanlah robot, yang hanya menjalankan aktivitas sesuai prosedure yang berlaku. Tetapi secara Tim, PPIC berisi sekumpulan orang dengan qualifikasi dasar diantaranya, memiliki sifat pembelajar/learning people, memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi tidak hanya menjalankan sistem yang sudah ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang dijalankan efektif atau istilah saya "Rule Maker".

Design Planning dan Inventory Control

Peran Sistem Informasi dalam aktivitas production planning sangat besar, begitu besarnya sampai saya berani jamin, tanpa bantuan software, aktivitas planning tidak akan optimal. Planning tidak hanya mengerjakan masalah perencanaan saja, tapi terkait dengan manajemen inventory. Otomatis Planning harus memiliki Link dengan Sistem Purchasing dan Ware house secara real time dan up date. Ini masih dalam scope inventory, belum termasuk aktivitas pengawasan proses produksi. Setiap perubahan dalam proses yang terkait dengan Penjadwalan ulang (reschedulling), Pembuatan ulang (Remake), Permintaan tambahan material, dll, pastinya akan mempengaruhi alokasi capasitas dan seluruh penjadwalan. Pertanyaannya, mungkinkah Ms. Excel melakukannya? Jika yang saya masuk sinkronisasi, yang saya tahu, jawabannya adalah “tidak mungkin”. Excel hanya bisa mengerjakannya secara terpisah dan sangat tergantung pada operator untuk melakukan rangkaian update. 

SAP for Manufacture

Untuk lebih jelasnya berikut  saya sampaikan lingkup kerja PPIC :

Registrasi  New Item dan Material

Setiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material dan supporting material yang digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua  jenis material, pertama Raw material, yaitu seluruh material yang digunakan dalam proses pembentukan produk, dan kedua yaitu Supporting material, yaitu material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi unit Final product, seperti plastic packaging, sticker, cartoon box, kertas label, dll.

Code untuk Regristasi ini berupa urutan numerik/angka. Kode numerik digunakan agar dapat terbaca oleh sistem. Dalam perkembangannya, untuk mempermudah  input data, kode angka dikonversi lagi kedalam barcode, sehingga proses input  menggunakan scanner. Selain untuk mempercepat  waktu iniput, proses scanning  menghasilkan data yang sangat akurat dengan tingkat human error sangat rendah.

Item-item baru biasanya didapat  dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan berhasil, setelah di verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus diregristasi oleh PPIC lengkap dengan  komponen penyusun dan formulasi  per unit produk ( Material Requirement Planning/MRP )

Logic Regristasi item

Pengelolaan Inventory atau barang persediaan

Barang persediaan terdiri dari : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work In Process (WIP), dan 3) Final Product.

Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang  harus selalu diperhatikan untuk pengadaannya, yaitu; 1) M&SM  tanpa melihat order customer , 2) M&SM  berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas optimum dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran proses ( fluently production process ). Namun tidak  menutup kemungkinan adanya  emergency  order atau  order spesial sehingga menyebabkan keluarnya Bill of material (BOM) setelah kedatangan order customer atau setelah arrange order  ( master production schedulle/MPS )

Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke station lainnya berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses memerlukan pengelolaan khusus, akibatnya  produksi  terbagi kedalam beberapa divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang ½ jadi terkadang tidak bisa sempurna  atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di divisi B, terkadang  tidak  dibuat pas atau sesuai dengan order customer, mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP,  bagian PPIC bertanggung jawab penuh dalam mengendalikan  barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi dan penerapan logic proses yang tepat dapat  menjamin pengendalian WIP. PPIC akan selalu dapat memantau  progress produksi di semua tahapan proses.

Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif  lebih mudah dikendalikan, karena  posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik, pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final product siap dikirim ke customer.

Logic Inventory

Planning  dan Monitoring  Proses Produksi

Mari memasuki intinya. PPIC menjadi  semacam Conection point dan Gate, antara dunia luar  dan Internal perusahaan dalam  konteks realisasi produk. PPIC harus memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama dengan dikehidupan sehari-hari, misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau berulangkali  sampaikan,”maaf saya cek dulu”, hampir tidak ada kepastian kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah gado-gado lho ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi material bagi industri lainnya.  Misal Industri kancing dan resleting menjadi material bagi industri Garment.  Inilah salah satu konsep dari “customer satisfaction” .  Customer  tidak bisa melihat langsung ke dalam “dapur” anda, tapi  bagaimana  meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah  vitalnya peranan PPIC dan Sistem Informasi  dalam proses planning dan monitoring .

Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi

Arrange Order

Ini  merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa berupa  direct order dari customer, atau  pembuatan stock untuk buffer saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau pembuatan Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang 3 – 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing  untuk mempersiapkan material.

Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho koq bisa…. Inilah  keunggulan penerapan sistem informasi yang integral. Purchase  order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan “real time” langsung masuk kedalam  Master Planning Schedulle. Bayangkan  tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis. Bagaimana melakukannya ?

Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat,  sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi :

1.       Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta api, untuk jelasnya rekan saya sudah menulis  detail teknisnya dalam artikel di link ini : http://www.herrudamarjati.blogspot.com/2013/03/menentukan-lead-time-proses-produksi.html . Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh sistem.

2.       Informasi ( data base ) mengenai capasitas  setiap line produksi

3.       Informasi  ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi

4.       Informasi  (data base )stock material

Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan suplay material yang dieprlukan, dan segera membuka Purchase order jika dieprkirakan material tidak mencukupi. Input data Bill of material (BOM), memiliki  menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order (pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini  progress ini sangat penting, karena sistem  hanya bisa melakukan alokasi order , jika status seluruh  component material  lokasinya sudah di factory.

Logic Arrange Order

Contoh Display Menu Arrange Order ( Ilustrasi Penulis )

Alokasi  & Monitoring Order

Setelah PO  Customer ter input kedalam database, secara real time sistem menginformasikan pada PPIC  estimasi schedulling dan status component material. Seperti yang saya sampaikan data dalam Arrange order masih sangat kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri dari  beberapa divisi-divisi yang saling tergantung  ( dependent) memiliki kode-kode Gruping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC memahami total alur proses realisasi produk.

Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-tahapan proses mulai awal sampai  delivery. Berbeda dengan arrange order, alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang lebih pendek, yaitu sekitar 2 – 4 minggu , kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat  order yang kapasitasnya melebihi dari 30  hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi disetiap perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung  reguler juga distock dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan barang persediaan diseluruh tahapan.

Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang  ter-alokasi berarti sudah memiliki  raw material yang complete. Yang perlu diperhatikan dalam  melakukan alokasi & Monitoring order :

1)      PPIC memastikan kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order dengan kapasitas yang melebihi, jika masih berada direntang capasitas produksi yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan yaitu bagian produksi  setuju berapapun  jumlah order yang diturunkan selama tidak melebihi capasity. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah melewati jalur puncak-Bogor ? Anda pernah mendengar sistem Buka Tutup jalur ? Konsepnya seperti ini, dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih dahulu mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas mesin dan ketersediaan personel.

2)      Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang  berbeda, terutama jika terjadi percepatan dan perlambatan penyelesaian.

3)      Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan keterlambatan, denan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.

4)      Memastikan  order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar bisa dikerjakan oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena  print out  Work order menjadi dasar bagi personel di lantai produksi. Untuk itu Work Order harus memberikan Informasi-informasi penting terkait : 1) Nama item product, 2) Component Material, 3) Code numeric atau Barcode, 4) Quantity, 5) Tanggal mulai produksi ( start date ) , 6) Tanggal target selesai ( Finish Date), 7) Info lain terkait dengan Spesifikasi produt  ( warna, dimensi, dll ), 8) No. Regristasi Customer Order, 9) No. Regristasi Work Order, 10) Identifikasi untuk mampu telusur proses. Konsep yang saya sampaikan ini biasa disebut dengan “ KANBAN” dibeberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas, penerapan sistem Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-tempat penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari customer  untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction   Sheet/Kartu kanban terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki  No. Regrestasi sendiri  ( angka dan barcode), dalam prosesnya, Shet-sheet ini selalu mengikuti pergerakan produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi dan kemudahan dalam processingnya, saya pikir masih jauh lebih besar manfaatnya. Saya rekomendasikan sistem ini untuk anda terapkan.

Kartu Kanban

5)      Melakukan  monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station). Delay  di satu station akan mempengaruhi  ketepatan waktu station didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah untuk   melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk mendapatkan solusinya.

6)      System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja / Work Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor  sehingga menjadi  informasi balik  yang akurat untuk seluruh bagian terkait ( glass wall management ), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.

Logic Alokasi Order

Display Menu Alokasi Order (Ilustrasi Penulis)

Penutup
Sepanjang karir saya dalam industri manufacture, PPIC merupakan bagian yang sangat unik.JIka melihat personel HRD, Finance, Produksi, Engineering, GA, Logistic, Continous Improvement (CI), dan QC, mereka ini memiliki basic knowledge yang bisa terpakai jika diterapkan di perusahaan yang bergerak dalam industri berbeda. Dengan tingkat adaptasi  relatif lebih mudah, orang-orang yang berada dalam spesialisasi yang saya sebut diatas tingkat  perputarannya relatif tinggi, apalagi bagian HRD bsia saya sebut luar biasa tinggi.

Berbeda kondisinya dengan PPIC ( dan R&D), basic knowledge tidak banyak membantu jika orang-orang ini berpindah kerja di indsutri dengan bidang dan model operasi yang berbeda. Tidak bisa 'Copy Paste'. Mereka seperti mulai dari awal dalam memahami total system yang berkaitan dengan  Produksi, Logistic, Marketing, bahkan Finance. Barangkali tiga fungsi yang saya sebut terakhir relatif mudah, namun system produksi memerlukan pemahaman yang sangat tinggi. Karena pengetahuan dan pemahaman terhadap keempat system ini merupakan basic knowledge saat memasuki perusahaan yang baru, ini saya asumsikan anda tidak memiliki masalah dalam komunikasi dan interpersonal saat masuk dalam organisasi perusahaan yang baru lho ya. melihat situasi ini, saya sangat maklum jika perpindahan orang PPIC ke perusahaan lain  biasanya berada dalam bidang yang sejenis atau mirip, akan lebih safe. Dan saya sangat kagum plus Salut bagi anda, yang berani keluar dan mencoba memasuki bidang industri yang berbeda.

Berikut 3 Tips dasar bagi   PPIC Leader ( Chief atau Manager level ) agar sukses dalam industri manufacture :

1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan produksi, inventory, logistic, marketing. Tidak hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini akan sangat berguna dalam menganalisa permasalahan yang melibatkan beberapa bagian. Pemahaman mutlak akan prosedure  menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.

2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa memahaminya dengan hanya mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang, Pemahaman anda sebagai orang PPIC harus sama baiknya dengan  skill & knowledge  Supervisor dan Manager Produksi bahkan lebih baik, jika PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .  

3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi dan Marketing. Untuk itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi yang proporsional, dengan fokus pada target utama, yaitu ketepatan Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.

Saya sadar sepenuhnya artikel ini bukanlah sebuah manual book yang berisi ratusan halaman tentang detail alur proses, prosedure, sistem informasi, dll. Sulit bagi saya untuk mentransfer secara lengkap ke dalam format tulisan yang singkat ini. Karena setiap manufacture memiliki model production planning yang (sedikit) berbeda, maka artikel dapat berperan sebagai kondsep dasar dan cara berpikir. Tentunya masih banyak aspek yang bisa dikembangkan dalam mensupport manufacture dalam memenuhi kepuasan pelanggan dari sisi  realisasi product.

Akhir kata, ditengah berbagai kekurangan, semoga  artikel ini memberikan manfaat bagi rekan-rekan dalam membangun sistem Production Planning dan Inventory. Sehingga, untuk kedepannya, perusahaan anda memiliki grand desain sistem production planning dan inventory yang terintegrasi dengan sistem IT yang mudah dipahami, efektif, akurat, update dan mampu menyajikan informasi secara real time.

Terima kasih

Fungsi - fungsi Excel untuk keperluan ekonomi/ bisnis

Siapapun tahu kalau fungsi-fungsi pada Microsoft Excel sangat berguna. Tinggal dibuat dan dikombinasikan dalam sebuah formula, Excel cukup powerful untuk keperluan keuangan dan bisnis
Lihat saja fungsi-fungsi / formula berikut :

CUMIPMT
FUNGSI : MENGHITUNG JUMLAH BUNGA PINJAMAN KUMULATIF DIANTARA PERIODE ANGSURAN PINJAMAN (DENGAN MENETAPKAN AWAL DAN AKHIR PERIODE) METODE BUNGA EFEKTIF

CUMPRINC
FUNGSI : MENGHITUNG JUMLAH POKOK PINJAMAN KUMULATIF DIANTARA PERIODE ANGSURAN PINJAMAN (DENGAN MENETAPKAN AWAL DAN AKHIR PERIODE) METODE BUNGA EFEKTIF.

DB
FUNGSI : MENGHASILKAN NILAI PENYUSUTAN AKTIVA TETAP PADA PERIODE WAKTU TERTENTU DENGAN METODE SALDO MENURUN (DECLINING BALANCE).

DDB
FUNGSI : MENGHASILKAN NILAI PENYUSUTAN AKTIVA TETAP PADA PERIODE WAKTU TERTENTU DENGAN METODE SALDO MENURUN GANDA (DOUBLE DECLINING BALANCE).

FV
FUNGSI :MENGHITUNG NILAI YANG AKAN DATANG DARI NILAI SAAT INI.

FVSCHEDULE
FUNGSI : MENGHITUNG NILAI YANG AKAN DATANG DARI SUATU INVESTASI DENGAN BUNGA YANG BERBEDA

IPMT
FUNGSI :MENGHITUNG BUNGA ATAU BAGIAN PEMBAYARAN ANGSURAN DENGAN METODE BUNGA EFEKTIF PADA PERIODE TERTENTU.

IRR
FUNGSI :MENGHITUNG TINGKAT BUNGA YANG DIHASILKAN DARI SUATU ALIRAN KAS MASUK ATAU PROCEED (LABA SETELAH PAJAK + PENYUSUTAN) YANG DIHARAPKAN AKAN DITERIMA KARENA TERJADI PENGELUARAN MODAL (INVESTASI)

ISPMT
FUNGSI : MENGHITUNG BUNGA ATAU BAGIAN PEMBAYARAN ANGSURA PADA PERIODE TERTENTU DENGAN BUNGA MENURUN.

MIRR
FUNGSI : MENGHITUNG TINGKAT PENGEMBALIAN SUATU INVESTASI YANG TELAH DIMODIFIKASI,HAMPIR SAMA DENGAN IRR, NAMUN MEMPERHITUNGKAN TINGKAT BIAYA BUNGA PENDANAAN UNTUK INVESTASI DENGAN ASUMSI MENANAM KEMBALI UANG YANG DIHASILKAN.

NPER
FUNGSI : MENGHITUNG PERIODE PEMBAYARAN DALAM JUMLAH YANG RELATIF SAMA PADA TINGKAT BUNGA TETAP UNTUK MENCAPAI SUATU ANGKA TERTENTU

NPV
FUNGSI : MENGHITUNG SELISIH NILAI SEKARANG INVESTASI DENGAN NILAI SEKARANG PENERIMAAN BERSIH DI WAKTU YANG AKAN DATANG.

PMT
FUNGSI : MENGHITUNG NILAI SETIAP KALI PEMBAYARAN ANGSURAN DENGAN BUNGA EFEKTIF SELAMA PRIODE WAKTU TERTENTU

PPMT
FUNGSI : MENGHITUNG POKOK PINJAMAN DARI SUATU PEMBAYARAN ANGSURAN DENGAN BUNGA EFEKTIF, NILAI POKOK PINJAMAN DARI WAKTU KE WAKTU SEMAKIN NAIK.

PV
FUNGSI : MENGHITUNG NILAI UANG YANG DISIMPAN PADA SAAT INI DENGAN TINGKAT BUNGA TERTENTU UNTUK MENGHASILKAN NILAI UANG DI MASA YANG AKAN DATANG.

RATE
FUNGSI : MENGHITUNG TINGKAT SUKU BUNGA DARI SUATU PINJAMAN YANG DIANGSUR SECARA BERKALA SELAMA PERIODE TERTENTU.

SLN
FUNGSI : MENGHITUNG NILAI PENYUSUTAN/DEPRESIASI AKTIVA TETAP DENGAN METODE GARIS LURUS

SYD
FUNGSI : MENGHITUNG NILAI PENYUSUTAN/DEPRESIASI AKTIVA TETAP DENGAN METODE JUMLAH ANGKA TAHUN

XIRR
FUNGSI : MENGHITUNG TINGKAT BUNGA YANG DIHASILKAN DARI SUATU ALIRAN KAS MASUK ATAU PROCEED (LABA SETELAH PAJAK + PENYUSUTAN) YANG DIHARAPKAN AKAN DITERIMA KARENA TERJADI INVESTASI YANG DISERTAI DENGAN PREDIKSI TANGGAL TRANSAKSI ALIRAN KAS.

XNPV
FUNGSI :MENGHITUNG SELISIH NILAI SEKARANG INVESTASI DENGAN NILAI SEKARANG PENERIMAAN BERSIH DI WAKTU YANG AKAN DATANG.

Bagaimana contoh pemakaian fungsi di atas? detailnya akan disampaikan pada posting berikutnya

Perencanaan Sistem Informasi

thread, Ada tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis (Ward and Peppard, 2002).

Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992). Permasalahan di dalam penerapan SI/TI pada suatu organisasi dapat dikatakan sebagai paradoks produktivitas (Roach, 1994). Dimana didalam penerapan SI/TI sudah diimplementasikan secara baik, namun dari sisi lain seperti halnya keamanan, sumber daya manusia, transparansi, dan lain-lain bersifat sebaliknya

¡ Apakah proyek TI selalu berhasil?

¡ Berapa banyak yang berhasil?

¡ Apa yang akan terjadi?

Tidak ada perencanaan strategis SI/TIyang baik

Perencanaan strategi sistem ini akan memberikan gambaran bagaimana cara pendekatan untuk melakukan perencanaan sistem informasi teknologi informasi secara strategis dalam perusahaan. Perencanaan strategis sangat penting dilihat dari berbagai aspek, antara lain:

l Strategi Bisnis,

l Perkembangan Teknis Global,

l Kebutuhan Aplikasi dan Infrastruktur,

l Sumber Daya Manusia, Keuangan dan lain-lain.

Semua elemen-elemen diatas perlu dijadikan satu sehingga rencana akhir (TI Plan) merupakan suatu rencana yang menyeluruh dan didukung perusahaan secara utuh. Dalam mencapai rencana strategis yang lengkap dan efisien, seorang perencana perlu mengetahui pendekatan-pendekatan metodologis (proven method). Perencanaan strategis (strategic plan) harus bisa memberikan jalur migrasi (migration path) yang bisa mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada, mengeksploitasi kekuatan dan memunculkan kebutuhan-kebutuhan baru

Sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi.

1. memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi.

2. meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan.

3. memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis

Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992).

Permasalahan Penerapan IS/IT

¡ Paradoks Produktifitas

¡ Investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi

Mengapa Paradoks Produktifitas Terjadi

1. Analisis dan representasi data tidak menunjukkan terjadinya peningkatan produktivitas

Produktivitas à pembandingan output dengan input

Outputà pengukurannya sangat relatif sifatnya

Input à pemakaian TI dalam perusahaan bersifat sistemik yaitu menyebar keseluruh proses ini dan aktivitas penunjang yang ada, sehingga sulit menentukan proporsi nilai investasi.

2. Tingginya Alokasi IT

Kurang adil jika investasi dalam TI hanya dibebankan pada sebuah proses atau sub sistem, sementara kontribusi manfaat yang ada di dirasakan diberbagai proses yang lain diperusahaan

Contoh kasus :

Pengadaan investasi mesin ATM

meningkatkan produktivitas pelayanan pada pelanggan dibandingkan dengan petugas teller

Manfaat sistemik yang ada adalah:

q mempercepat transfer antar rekening

q mengurangi biaya komunikasi dan transaksi

q meningkatkan rasa aman pelanggan

q kepuasan nasabah

3. Ada kerugian yang muncul di area kerja lainnya

Penggunaan sebuah aplikasi di satu departemen/ divisi berhasil meningkatkan produktivitas karyawan yang ada di dalamnya

Karena produktivitas meningkat, perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawan pada departemen divisi terkait dan memindahkan ke divisi lain

Permasalahan lain dalam penerapan SI/TI adalah investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi (Ward and Peppard, 2002). Pimpinan perusahaan sering dihadapkan pada kenyataan bahwa belanja modal (capital expenditure) untuk SI/TI tidak membuahkan hasil hingga nilai tertentu sesuai dengan besarnya investasi yang telah dilakukan. Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan akuntansi dan keuangan, operasional pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi antar kantor cabang, perencanaan produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead time, melancarkan distribusi dan lain sebagainya. Namun tidak jelas apakah penggunaan SI/TI semacam ini sudah secara nyata menghasilkan output yang lebih banyak (Robert Solow dalam McCarty, 2001).

STRATEGI SI DAN STRATEGI TI

Bila kita mengharapkan agar penerapan TI optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Earl membedakan antara strategi SI dan TI (Earl, 1997).

· Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan rganisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa ?”.

· Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”.

Sebagai contoh suatu organisasi menerapkan Executive Information System pada bidang pemasaran hal ini mempengaruhi aliran informasi vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan divisi yang berbeda. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan strategi bisnis terlihat pada gambar dibawah ini

PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002). Gambar dibawah menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.

Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama : Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant & Hsu, 1995).

Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002). Gambar dibawah menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.

Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama : Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant & Hsu, 1995).

Pendekatan metodologi versi Ward and Peppard ini dimulai dari kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis.

Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari:

1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi.

2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan.

3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.

4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok.

Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari:

1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi.

2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI.

3. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.

Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi ini, mencakup analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, metode Critical Succes Factors, metode Balanced Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid.

Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer

Untuk perencanaan strategi informasi dapat dilihat dari dua sisi yaitu:

¡ data, arah tinjauan strategisnya adalah terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh enterprise.

¡ aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja enterprise.,

Perencanaan Strategis Sistem Informasi (Strategic Information System Planning/SISP) digunakan untuk mendukung strategi bisnis organisasi agar mampu mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih cepat. Kemampuan tersebut terkait langsung dengan bagaimana organisasi memilih strategi, aplikasi dan kebijakan organisasi yang tepat dengan berfokus pada Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI).

Perencanaan Strategis SI/TI yang tepat, akan membantu organisasi dalam mengembangkan kompetensi intinya untuk mampu bersaing dengan kompetitor-kompetitor lain.

Manfaat Proses Perencanaan

Yang umum dicapai dalam proses perencanaan adalah:

1. Penyelarasan SI/ TI dengan bisnis

2. Competitive advantage melalui SI/ TI, dengan mengeksploitasi oportuniti dan melawan ancaman dari faktor eksternal dengan menggunakan kekuatan organisasi

3. membangun pondasi yang rasional dan fleksibel untuk ke depannya

4. membaiknya anggaran dan penggunaan sumber daya dan kemampuan untuk mengembangkan kasus cost/ benefit untuk jangka panjang atau pembangunan infrastruktur.

Sasaran IISP

Sasaran Keseluruhan Information Strategic Planning (ISP) menurut Roger dalam Rekayasa Perangkat Lunak:

1. Menentukan sasaran dan tujuan bisnis strategis.

Misal pada industri manufaktur menyatakan tujuan-tujuan seperti

¡ Mengotomatisasi pemasangan komponen secara manual,

¡ Mengurangi tingkat penolakan pelanggan sebesar 20 % dalam 9 bulan.

2. Mengisolasi faktor sukses kritis yang memungkinkan bisnis mencapai tujuan dan sasaran tersebut. Critical Success Factors (CSF) dapat dihubungkan dengan sasaran/tujuan individual.

Misal bentuk CSF (Critical Success Factors) pada SI Rumah Sakit :

l motivasi dan pelatihan pekerja atau pegawai

l mesin-mesin komputer dengan reabilitas tinggi,

l rencana pelayanan untuk menyakinkan pasien agar yakin untuk berobat.

l mempertimbangkan kemungkinan pengembangan sebagai pengaruh dari peningkatan kebutuhan bisnis

3. Menganalisis pengaruh teknologi dan otomasi terhadap tujuan dan sasaran. Dengan menekankan pada pertanyaan :

· seberapa kritiskah teknologi digunakan untuk mencapai sasaran bisnis?

· Bagaimanakah teknologi dapat mengubah cara bisnis dilakukan ?

· Bagaimana bisnis harus menyesuaikan atau memperluas sasaran atau tujuan untuk mengakomodasi teknologi ?

4. Menganalisis informasi yang ada untuk menentukan perannya dalam pencapaian sasaran dan tujuan

Faktor Keberhasilan ISIP

Faktor yang bisa dianggap penting untuk kesuksesannya:

1. menggunakan orang yang terbaik dari bisnis, fungsi SI dan penasihat eksternal -mereka memberikan pengetahuan tak ternilai mengenai industri dan bisnis, hubungannya dengan SI/ TI.

2. mendapatkan antusiasme, komitmen dan keterlibatan manjamen tingkat atas

3. mendapatkan pemahaman mendalam atas bisnis internal dan eksternal dan lingkungan SI/ TI

4. menetapkan tujuan yang konsisten dengan pengalman dan kedewasaan

5. meyakinkan bahwa bisnis meyakini rekomendasinya sendiri